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Matt Takane

2018-06-12 d68f0cd44a76b3f416a21595bb9a56802f99f4de

Merge pull request #240 from rht-labs/post-london-session-updates-to-facilitation-notes

Post london session updates to facilitation notes. Great additions

 README.md

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[Course Content](https://rht-labs.github.io/enablement-docs/#/)

## Slides
Use the [Open Innovation Labs reveal.js template](https://github.com/rht-labs/slides-template) to create new content. Add your slides and commit them to the `slides` dir
Slides are currently only available on Red Hat's Google Drive (https://drive.google.com/open?id=1Rk0XAn2WjY-cVAhGbCNiL6EdiiS-hxbK). We are working on a solution to make this content more openly available.

In the mean time, if you are unable to access the link above and would like to see some of the content, please contact the author.


## Exercises
Exercises are created using [Docsify](https://docsify.js.org/#/). Write docs in Markdown and use [Docsify](https://github.com/QingWei-Li/docsify-cli) cli to serve them. Store your lab exercises in the `exercises/<lab-number>` dir.

 facilitation/00-setup/README.md

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* Think about capturing the Enablement by bringing, for example, GoPro Camera, 360 cameera, etc.
* Monitors for pairing if not provided by the venue
* Download all videos used in the training incase of WiFi connectivity issues 
* Order some Swag from Marketing - great for everyone to take something away and it also provides an opportunity to boost Team Identity and get a great photo with everyone in, for example, their new t-shirt!


## Setting up the Room
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* Labs is….
* Space for Faces
* Space for Animals
* End of Day 2 Retrospective canvas (one for each table group)
* End of Day 3 Retrospective canvas (one for the whole group)
* A location for catering to be delivered to and consumed from
We strongly recommend using the full day before the Enablement to set the room up as you expect it to be used during the 4 days (including putting up all the "Big Picture" and "Practice Corner" as you expect it to be on day 4). Not only does this help familiarise further with the material but it will also test the space considerations.
We then "re-set" the space to start the Enablement with just a circle of chairs. This facilitates a great collaborative start and also provide the opportunities for the newly formed teams to configure their space themselves.


Think about the wall space that will be used for:
* Team's Social Contract
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* End of Day Retros
* Pairing and mob faces
* Andon Chord or Real Bell / Buzzer if available
* The example linkage for ToDoIst: Impact Map -> Event Storm -> Value Slices -> Initial Product Backlog -> Sprint 1 Board (done) -> Updated Product Backlog -> Sprint 2 Board (which is the focus on Exercise 3)


## Facilitation Guidelines

* Facilitation Guides have been prepared for each of the exercises (technical and non-technical). These are intended to be living and breathing documents which will be updated as more Enablement sessions are run.
* Slideware includes lots of real world residency examples of practices being taught. It is expected that these examples will change session-by-session and the Labs facilitators will inject their own stories, photos and videos in here.
* Catering is an important factor to consider. Having group breakfasts and lunch emulates what we do on Residencies
* Having a group social during the week is also an important aspect of the Enablement
* Catering is an important factor to consider. Having group breakfasts and lunch emulates what we do on Residencies and provides additional time to bond, network, form teams, relax and have fun / chill-out time
* Having a group social during the week is also an important aspect of the Enablement and representative of what we try to do during Residencies. Provides similar impact to point above and helps drive team culture.
* It is strongly recommended to plan for classes of up to 24 people. This will require an "overall facilitator" (to focus on opening / closing the workshop and each day) and one "technical facilitator" (people who can trouble-shoot technical issues and are very familiar with the technical exercises) for every 12 participants. So, a full group of 24 participants would need 1 overall facilitator and 2 technical facilitators. The facilitation of this is intense and demanding and required 100% focus during the week.
* For growing the facilitation pool, we strongly recommend a three stage approach
    * Attend and complete the Enablement in full as a participant
    * Attend a subsequent Enablement again but shadow the Facilitator team with some opportunities to present
    * Be a primary facilitator on a subsequent Enablement
* Each day should include a "walk the walls" exercise to introduce and re-visit 1) The Product Backlog/Burndwon; 2) The Big Picture; and 3) The Practice Corner. We often start each morning with this and allow as much time as possible for discussion, questions and to kick-start the day with collaboration
* We like to include a thought-inspiring YouTube video each day. They are nice to play first thing (before the Walk the Walls) as people come in and are having coffee. Equally, they are good to be used as time dividers, breaking up long exercises, just after lunch, etc.  Videos that have beeen used to date include:
    * [Henrik Kniberg's Product Ownership in a Nutshell](https://youtu.be/502ILHjX9EE)
    * [Drive: The surprising truth about what motivates us](https://youtu.be/u6XAPnuFjJc)
    * [Django explaining DevOps in a Bath](https://youtu.be/Qj09XRhp0lA)
    * ["Greatness" by David Marquet](https://youtu.be/OqmdLcyES_Q)
* We like to play some fun games / energisers during the four days. It helps drive fun and team culture as well as keep enegery levels up (especially useful during the longer technical exercises). Activities we have used include:
    * [Human Rock Paper Scissors](http://www.funretrospectives.com/human-rock-paper-scissors/)
    * [Collaborative Face Drawing](http://www.funretrospectives.com/collaborative-face-drawing/)
* Add a channel to the [Enablement Slack Group](labsenablement.slack.com) specifically for your session and add all participants and facilitators. This is great for promoting discussion before, during and after the workshop.

 facilitation/01-kick-off-and-target-outcomes/README.md

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## Facilitation Materials Needed

* Teams in table size of 4 to 6
* Sticky Notes - rectangular size on each table
* Sharpie Pens (1 per person) on each table
* Start session with the whole group in a big circle
* Group should be near the information radiators used during the session (Backlog, Big Picture, Realtime reto, etc.)
* Sticky Notes - one large (A5) sticky note on each chair (for Faces) and one smaller rectangular sticky note (for Animals) on each chair. One small square Red sticky and one small square Green sticky (for mood marbles) on each chair
* Sharpie Pens - one on each chair



## Facilitation Guidelines

* Presentation of the slides
* Early ice breaker activity (provided in slides)
* Play the [Collaborative Face Drawaing](http://www.funretrospectives.com/collaborative-face-drawing/) energizer
* Present slides which sign posts to all the introductions to make
* Showcase of the room to point to the visual artefacts to be used as a part of running the session (sign posted in slides)
* When introducing the Backlog for the 4 days, it's important to note that we almost certainly will not do everything on the backlog. We will also embrace feedback and change and may well add, remove, update, re-order the items on it. This is an important lesson that Backlogs never get done completely!
* Round the room for everyone to introduce themselve

 facilitation/02-social-contract/README.md

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## Facilitation Materials Needed

* Teams in table size of 4 to 6
* Start as one big group. During this sessio, teams will form into groups of 4 to 6
* Sticky Notes - large (A5) sized of different colors
* Sharpie Pens (1 per person) on each table
* Flip-chart or Magic Whiteboard paper
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* Present the slides to introduce Social Contracting, what it is, why we use it and share some Labs stories
* Present the residency examples provided in slides and encourage any Labs people present to talk about their experiences of using the practice
* Kick off the interactive exercise:
    * Get the whole group to self-organise into a straight line in order of technical experience.
    * Divide the group as evenly as possible (no more than 6 per table) so there is a spread of technical experience in each table
    * In table groups, take the opportunity to (once again) say hello to each other
    * Talk about how they want to work with each other this week and capture key behaviours on large sticky notes to form the social contract
    * Encourage everyone to sign their social contract

 facilitation/03-what-is-labs/README.md

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* Early interactive acitivty to get each participant to think and write down what Labs is
* Presentation of the slides
* Show short Labs promotion video
* Show short Labs promotion video
* This session may generate lots of questions and kick-start discussions. This is a great opportunity to use the car park / parking lot if you think the answers will naturally emerge during the 4 days.

 facilitation/04-retrospectives/README.md

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    * Day 1 - a round the group impact feedback (say one thing that impacted you. Pass the ball; you can only talk if you have the ball. 
    * Day 2 - Individual table retros. Allow teams to feedback against each other's committment to the social contract. Use a  stop/start/continue retro to facilitate the conversation. Collect Key points onto group wide retro board.
    * Day 3 - a do more of / do less of / continue / stop / start retro
    * Day 4 - a timeline retro
    * Day 4 - a fist of 5 confidence vote. Facilitator should ask how confident everyone is in jointly delivering and upcoming Labs residency (as per the target outcome of this Enablement). Everyone should simultaneously announce a score of 0-5 using fingers. The same question can be asked as to how much everyone would like to participate in a Labs residency.
* Each retrospective should be introduced by one of the facilitators, have a time boxed period for individuals to add their input and a group alignment / discuss to identify clusters / themes and corrective actions

 facilitation/06-event-storming/README.md

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## Facilitation Guidelines

* Present the slides to introduce Event Storming, what it is, why we use it and walk through the steps in how to use it
* Present the residency examples provided in slides and encourage any Labs people present to talk about their experiences of using the practice
* Present the residency examples provided in slides and encourage any Labs people present to talk about their experiences of using the practice. We have found presenting a real Event Storm (ideally with the physical board) is much more effective than presenting the slides and has resulted in much better conversation. If you have access to real artefacts, consider reducing the slides.
* Kick off the interactive exercise:
    * As a class, put up the pre-baked Event Storm. The Facilitator should talk through as he/she puts up the events, commands, user, external system, etc.
 ![event-storming-pre](../images/event-storming/event-storm-exercise.png)
    * Table groups should then replicate the pre-baked event storm artifact and follow the instructions in the slide to extend this to cover additional functionality. Some examples have been given. You could also encourage participants to think about their own experience of to-do-list management
    * Time box of 20 minutes. Facilitators should walk round the room and help with any questions and engage in conversations
    * As a class, talk about aggregates and what aggregates might apply to these emerging event storms
* 
    * As a class, talk about aggregates and what aggregates might apply to these emerging event storms

 facilitation/08-vsm-and-mbpm/README.md

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## Facilitation Materials Needed

* Pennies or poker chips (20 for each table)
* Flipchart paper - one piece for each table
* Marker pens
* Teams in table size of 4 to 6
* Sticky Notes - set of the following on each table
    * Small Rectangular - lots of one color
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## Facilitation Guidelines

* Present the slides to introduce Value Stream Mapping and Metrics Based Process Mapping, what they are and why we use them
* Kick off the interactive exercise:
* Play the [Penny Flow game](https://www.leanagiletraining.com/better-agile/agile-penny-game-rules/) to introduce the notion of capturing metrics around flow (and the impact batch size has).
* Present the slides to introduce Value Stream Mapping and Metrics Based Process Mapping, what they are and why we use them. Show some real world examples and talk through the MBPM before and after as well as the roll-up of metric improvements.
* Optiopnnaly, run a further interactive exercise (with the addition of the Penny Flow Game and the feedback before and after including this, this exercise is less valuable):
    * In pairs, capture all business processes between the trigger of the business requesting a feature and the outcome of that feature running in production and being used
    * In groups of 12, combine all processes onto a single map
    * Add some metrics based on traditional software development (with minimal automation) - Process Time, Lead TIme, CAC%

 facilitation/11-pairing-and-mobbing/README.md

New file
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# Pairing and Mobbing

> Session to introduce the practices of Mob Learning and Pair Programming, how we use them and show some examples mobbing and pairing in action. This will also include facilitating a short exercise to practice pairing and mobbing in a fun way! We use this session to strongly position pairing as a mechanism for the group completing the technical exercises of this Enablement. This is very important in achieving the target outcome of the Enablement and the Definition of Done.

_____


## Slides

The latest version of slides for the session are available [here](https://docs.google.com/presentation/d/1FQ16TPWh3IrSnG97baaE1Tace9XV7p0uu0MdQuOdMZ4/edit?usp=sharing)




## Facilitation Materials Needed

* Table groups of 4-6 people
* Monitors and keyboards - one per pair
* Sticky notes - one small square per person, one large (A5) per pair, one big flip-chart page per table
* Sharpie pens and markers
* Wall space to display drawings



## Facilitation Guidelines

* Present the slides to introduce Pairing and Mobbing, what they are, why we use them and show some examples. A YouTube video of Mob Programming is included in the deck and is useful to talk over as a group
* Present the residency examples provided in slides and encourage any Labs people present to talk about their experiences of using the practice
* Kick off [Pair Drawing exercise](https://www.industriallogic.com/blog/pairdraw-2/) and, for fun, extend to Mob Draw.
* Provide strong direction to the class that we want everyone to pair (or mob in 3 if uneven table size) during all the exercises to get experience of these practices. Explain that this allows more techie people some time to practice their coaching and explanation skills (something we need to do regularly with business stakeholders in residencies) and allows the less techie people to get a little hands-on with these very important engineering practices. Based on experience of the initial Enablement sessions, this discussion and positioning is very important.
* If monitors have not yet been set up on the tables, now is a good time to bring them in and set them up.

 facilitation/99-wrap-up/README.md

New file
@@ -0,0 +1,42 @@
# Wrap up and Post Enablement Activities

> Final session to wrap up the 4 day Enablement.
_____


## Slides

The latest version of slides for the session are available [here](https://docs.google.com/presentation/d/1veO6Q7yG1Kmy-3GfjZnGlsQ7NOXTyRBiYJWMA8y3CEE/edit?usp=sharing)


## Facilitation Materials Needed

* An open space for the whole group to form a large circle



## Facilitation Guidelines

* If time has permitted to produce a short summary video or a slide deck of photos from the 4 days, show that now (it's a great visual way to reflect and summarise the week)
* If not done already, get a group photo of everyone
* Present slides with summary of all the practices we've introduced during the four days
* Show the links to the material we have open sourced including:
    * Enablement Docs
    * Labs CI/CD
    * Open Practice Library
    * Labs Book Library
* Run the Confidence Voting retrospective as described in the Retrospectives facilitation guide
* Encourage final updates of the Real Time Retrospective and also mention a post Enablement survey will be issued
* Go round the circle for some final impact feedback from each participant
* Have a final ritual of high fives before closing



## Post Facilitation

* Photograph everything on walls, tables, boards, etc. and add to the media store that has hopefully grown during the week
* Send a wrap-up e-mail to everyone with links to repos, photos, videos shown, etc. Example [here](https://drive.google.com/open?id=1ljFJxYId0Sj7_zzXuNSTjU_g5BVB9bOC7NQ-xltAouo)
* Issue a survey. Example [here](https://drive.google.com/open?id=1pb-QuaGkcjsMji1H3RZ46VMXj3wAXBnuXH6lWYs7-u8) and encourage completion via e-mail, Slack, etc.
* After a week or so collate feedback responses into a summary. Example [here](https://drive.google.com/open?id=114fYkT3Tk1a98jmfJLunQpaoZLogtGXRKCmK-2SIZX8)
* Consider further feedback in a few months to assess success against the original target outcomes.
* Add everyone to the the Alumni channel in Slack