Tim Beattie
2018-06-06 1d1cdd0cedae976da9e600636cb051b7f0efa535
updated setup facilitation notes to include points about:
- [x] How many people should be involved in facilitation
- [x] Approach for adding facilitator (attend -> shadow -> facilitate)
- [x] Set-up day (or days!) - create everything as you expect it and then take it down
- [x] Setting up retrospective canvases (day 2 - tables; day 3 - full group)
- [x] Make stories and examples your own where you can
- [x] Catering during the Enablement - breakfast, lunch and coffee
- [x] The importance of having a social during the week
- [x] Videos to watch
- [x] Energisers to break up days
- [x] Swag
- [x] Starting point and the value of teams configuring the space
- [x] Slack
1 files modified
27 ■■■■■ changed files
facilitation/00-setup/README.md 27 ●●●●● patch | view | raw | blame | history
facilitation/00-setup/README.md
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* Think about capturing the Enablement by bringing, for example, GoPro Camera, 360 cameera, etc.
* Monitors for pairing if not provided by the venue
* Download all videos used in the training incase of WiFi connectivity issues 
* Order some Swag from Marketing - great for everyone to take something away and it also provides an opportunity to boost Team Identity and get a great photo with everyone in, for example, their new t-shirt!
## Setting up the Room
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* Labs is….
* Space for Faces
* Space for Animals
* End of Day 2 Retrospective canvas (one for each table group)
* End of Day 3 Retrospective canvas (one for the whole group)
* A location for catering to be delivered to and consumed from
We strongly recommend using the full day before the Enablement to set the room up as you expect it to be used during the 4 days (including putting up all the "Big Picture" and "Practice Corner" as you expect it to be on day 4). Not only does this help familiarise further with the material but it will also test the space considerations.
We then "re-set" the space to start the Enablement with just a circle of chairs. This facilitates a great collaborative start and also provide the opportunities for the newly formed teams to configure their space themselves.
Think about the wall space that will be used for:
* Team's Social Contract
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* End of Day Retros
* Pairing and mob faces
* Andon Chord or Real Bell / Buzzer if available
* The example linkage for ToDoIst: Impact Map -> Event Storm -> Value Slices -> Initial Product Backlog -> Sprint 1 Board (done) -> Updated Product Backlog -> Sprint 2 Board (which is the focus on Exercise 3)
## Facilitation Guidelines
* Facilitation Guides have been prepared for each of the exercises (technical and non-technical). These are intended to be living and breathing documents which will be updated as more Enablement sessions are run.
* Slideware includes lots of real world residency examples of practices being taught. It is expected that these examples will change session-by-session and the Labs facilitators will inject their own stories, photos and videos in here.
* Catering is an important factor to consider. Having group breakfasts and lunch emulates what we do on Residencies
* Having a group social during the week is also an important aspect of the Enablement
* Catering is an important factor to consider. Having group breakfasts and lunch emulates what we do on Residencies and provides additional time to bond, network, form teams, relax and have fun / chill-out time
* Having a group social during the week is also an important aspect of the Enablement and representative of what we try to do during Residencies. Provides similar impact to point above and helps drive team culture.
* It is strongly recommended to plan for classes of up to 24 people. This will require an "overall facilitator" (to focus on opening / closing the workshop and each day) and one "technical facilitator" (people who can trouble-shoot technical issues and are very familiar with the technical exercises) for every 12 participants. So, a full group of 24 participants would need 1 overall facilitator and 2 technical facilitators. The facilitation of this is intense and demanding and required 100% focus during the week.
* For growing the facilitation pool, we strongly recommend a three stage approach
    * Attend and complete the Enablement in full as a participant
    * Attend a subsequent Enablement again but shadow the Facilitator team with some opportunities to present
    * Be a primary facilitator on a subsequent Enablement
* Each day should include a "walk the walls" exercise to introduce and re-visit 1) The Product Backlog/Burndwon; 2) The Big Picture; and 3) The Practice Corner. We often start each morning with this and allow as much time as possible for discussion, questions and to kick-start the day with collaboration
* We like to include a thought-inspiring YouTube video each day. They are nice to play first thing (before the Walk the Walls) as people come in and are having coffee. Equally, they are good to be used as time dividers, breaking up long exercises, just after lunch, etc.  Videos that have beeen used to date include:
    * [Henrik Kniberg's Product Ownership in a Nutshell](https://youtu.be/502ILHjX9EE)
    * [Drive: The surprising truth about what motivates us](https://youtu.be/u6XAPnuFjJc)
    * [Django explaining DevOps in a Bath](https://youtu.be/Qj09XRhp0lA)
    * ["Greatness" by David Marquet](https://youtu.be/OqmdLcyES_Q)
* We like to play some fun games / energisers during the four days. It helps drive fun and team culture as well as keep enegery levels up (especially useful during the longer technical exercises). Activities we have used include:
    * [Human Rock Paper Scissors](http://www.funretrospectives.com/human-rock-paper-scissors/)
    * [Collaborative Face Drawing](http://www.funretrospectives.com/collaborative-face-drawing/)
* Add a channel to the [Enablement Slack Group](labsenablement.slack.com) specifically for your session and add all participants and facilitators. This is great for promoting discussion before, during and after the workshop.